行政规章编号:5115-01

与政策系列编号:5115相关

职务:商务/差旅费报销

目的
向员工和教育委员会成员(以下简称“员工”)提供服务合理合理报销商务/差旅费用的指引; ensure responsible and prudent use of college funds; ensure consistent and equitable handling of business/travel expense trans行动s; and provide instructions for the 所发生费用的适当证明.

声明

可列支的费用
可报销的费用包括:
1. 遵守学校的政策、程序和限制.
2. 被美国国税局定义为应税附带福利的非应税项目是不允许的报销. 满足国税局的最终责任在于雇员.
3. 合理的. 成本的性质和金额应该是一个谨慎的人会做的当时发生了什么.
4. 符合任何特定拨款或合约的规定.
  禁止使用学校资金购买个人物品. 未能遵守既定的指导方针可能导致个人财务责任和/或纪律处分行动.
授权
商务/差旅费用须经主管或主管批准后方可支付董事会职员或副职员. 批准支出的人负责确保支出:
1. 遵守学院的政策和程序;
2. 有足够的资金、预算授权和文件来支持支出;
3. are valid and 合理的 college-related expenses; and
4. 反映与大学兴趣一致的最低费用水平.
  工作需要经常出差的员工被视为事先获得批准当旅行在他们职责范围内时. 所有州外旅行必须得到员工主管的预先授权.
付款
1. 文档
  无论如何，报销与大学有关的开支都需要详细的收据付款方式，除里程报销、餐费及杂费外按日报销. 已兑现支票和购货卡收据的复印件随附详细清单即可. 收据应包括批注为以商业目的进行交易. 只要有可能，付款应该是用采购卡(p卡)制作.
2. 报销
  应付账款将在收到批准的付款请求后处理付款代金券或旅游代金券，并附收据. 不符合规定的采购按照大学的规定是不会被支付的.
3. 进步
  可以在出发前提交主管批准的旅行预支 (或经董事会批准的书记员或副书记员)旅行预先申请凭证给应付账款. 如果旅行被取消，预支款项应退还给账户立即支付. 每个员工每年只能有一笔未付的旅行预支 time. 旅行凭证、收据和任何超额预支应提交给会计部在员工返回学院后的10个日历日内支付. 失败这样做会导致预支被报告为收入受扣缴和雇佣税的支付，在雇员的W-2表上报告，并从工资中扣除员工的下个月支票.
餐
1. 业务套餐/会议
  学院将不支付区内膳食或区外膳食的费用过夜，根据美国国税局的规定，这通常是要征税的，但吃饭除外与大学业务有关吗.
  1. 托管专业人员
    如果用餐的主要目的是参加活动，餐费可以用学校的资金支付学院的商务活动或聚餐直接发生在实质性活动之前或之后商务会议.
  2. 专业协会或市民俱乐部会议
    如果员工是指定参加的，餐费可能由学校的资金支付学院代表.
  3. 学院员工会议
    在特定情况下，可以用学院资金购买膳食/茶点. 常规业务会议不允许提供餐点/茶点除非得到校长、院长或副校长的批准. 支出应当有文件证明会议/活动的独特性. 用餐/茶点将不购买用学校的钱参加个人活动或娱乐. 不允许购买酒类员工会议和大学基金.
    1. 如果员工被安排参加会议，餐费可能由学校支付学校的生意都是在这个聚会上进行的，聚餐是会议议程的一部分.
    2. 如果活动、接待、表彰活动、或员工发展活动，与大学业务有关.
    3. 在不经常的、非常规的活动中，可以用学校的资金购买茶点。并定义为接待客人或员工参加员工会议或其他特殊活动与学校事务有关的活动.
2. 旅行中的饮食
  学院可以支付员工外出出差的餐费这个地区，有一个过夜的地方. 餐费及杂费(M&IE)将会是按联合国确定的每个旅行地点按每日费率偿还.S. 一般服务管理. 第一天和最后一天的每日津贴可报销按正常利率的75%. 每顿饭的每日津贴应减少25% 由事件提供.
里程
任何希望作为学院代理人驾驶或报销里程的人办理经授权的学院业务时，应填写《博天堂官方》并根据机动车辆管理局的记录进行预先批准. 员工驾驶自己的车辆或在大学期间乘坐私人车辆这样做的业务在车辆的主要责任范围内.

里程数将按美国政府制定的标准报销.S. 总务管理局. 如有需要，学院可报销驾驶私人车辆的里程作为指定工作的一部分，上下班除外.

通勤是在家和主要或固定工作地点之间的旅行. 学院从公司或家到会议的较短路程是否报销指定的工作地点，或出差时的目的地. (例如: 为了计算出差里程，员工必须如果距离较短，以他们的正常工作地点为起点到达目的地. 否则，如果从家到第一个目的地的距离更近，这将被用作计算里程的起点. 这也是正确的 at the end of the day; calculate the distance after the final destination to be the 回程距离较短的还是博天堂官方.)
运输
1. 旅行方式
  员工在选择一种方法时应考虑经济和时间的最佳利用的旅行. 报销仅限于提供最少费用的旅行方式大学费用. 交通，每日津贴，住宿，带薪员工旅行时间在确定成本时要考虑哪些因素. 如果员工使用的旅行方式有对学院来说成本较高，报销可能仅限于成本最低的可用模式.
2. 航空旅行
  所有机票预订均应使用航线、时刻表、航空公司和航空公司提供最低价格和最有效旅行的旅行等级. 任何额外的由于旅客发起的变更、错过航班或其他行为造成的费用或罚款不直接相关的大学商务旅行要求发生在途中旅行者的责任.
  
  因为保存记录的成本超过了大学名义上的经济利益，经常飞行的奖金和其他奖励，由学生出差获得是雇佣福利的一部分，雇员可自行选择使用，除非本机构在特定情况下或受条款限制另行确定赠款或赞助的.
3. 其他交通工具
  因公出差的员工可以报销往返的里程机场和最具成本效益的停车场和机场/酒店交通. 员工是否可以选择其他公共或私人交通工具前往机场并获得报销费用高达总里程和停车费用使用他们的私人汽车. 租车通常是最昂贵的交通方式只有当其他合适和更便宜的方法不实用时才应该使用吗或可用. 对于额外的“人身意外保险”，学院不予报销。可在汽车租赁协议. 学院应报销过路费. 罚款或违章停车/交通罚款不予退还.
住宿
住宿可以按照美国总务部门制定的当地费率报销政府 plus applicable taxes; except that 住宿 at conference/convention 酒店，可能超过GSA的费率，是可报销的. 不能这样做的旅行者在当地限制范围内的安全住宿可向其批准的主管或职员申请或者董事会的副书记，以支付实际费用. 批准此类例外情况应在旅行代金券上注明. 呆在办公室的员工因公出差期间的私人住所可能不报销住宿.
杂项费用
1. 会费及会籍
  专业组织的个人和机构会员资格可以付费当这样的会员资格对学院和学校有直接的好处时与员工的工作相关. 公民组织的成员资格，如商会当雇员的大学职责需要这种会员资格时，可以支付这种会员费. 须经员工主管或董事会书记员或副书记员批准.
2. 订阅和期刊
  与员工工作直接相关的订阅和期刊可以得到报酬用大学的资金.
3. 注册费
  学院将在收到批准的会议注册费收据后开具会议注册费支票请求. 这是为了适应注册截止日期，这之前的实际活动，尤指那些为提前报名提供折扣的活动. 个人缴交注册费的人士可获发还注册的实际费用费用.
4. 电话
  所有必要的与大学有关的商务电话都可以报销. 员工可能会得到报销对于出现在员工个人手机发票上的业务相关电话. 为了得到报销，应该在帐单上显示一笔特定于业务呼叫的费用发票，员工不能收到每月的业务津贴个人手提电话(见行政法规5045-03). 手机话费应每月提交一份报销表格，并附上一份发票复印件，注明与业务有关的电话. 任何报销要求都需要主管的批准董事会书记员或副书记员的批准. 学院不会支付任何费用员工直接向供应商购买手机、套餐或通话记录使用.
5. 付小费
  合理的小费是与学校业务相关的可报销费用. 旅行时的小费报销由餐费和杂费支付每日.
6. 表示感谢、慰问或认可的物品
  学院可能支付的物品表示感谢，慰问，或表彰，如果活动/事件要被认可，本质上是非凡的，并且与大学业务有关. 主管的或董事会书记员或副书记员的批准是必需的. 此类采购应不经常购买，购买的物品应当是面值的.
7. 其他物品
  支持教学或操作功能所需的杂项可以通过适当的文件和批准报销吗.

采用日期:1993年8月10日
DATE(S) OF REVISION(S): 07/09/96; 09/16/03; 06/08/12; 02/18/16; 1/5/17; 2/4/21
上次回顾日期:1/5/17