管理规则编号:5035-11

相关政策编号:5035

题目:采购卡(p-card)流程

目的
为博天堂官方采购卡的正确使用提供指导和程序 (P-Card)

声明
购买卡(P-Card)是一种方便的付款方式 采购订单阈值. 它的目的是加快供应商付款. 卡片是用来 这是学院的官方业务，不得用于个人购买. 发放卡片 仅供卡上所列个人使用，不得由第三方使用. 信用卡不得用于预支现金或使用自动取款机. P-Card流程不是替代品 为价格报价或投标过程.

p卡持卡人必须遵守所列的所有条款和条件 并帮助将使用信用卡的风险降至最低.

通过签署协议和p卡，员工同意接受并遵守 博天堂官方卡申请协议以及博天堂官方相关政策和管理规则 代表学院采购. 

购买持卡人指南及责任
不当使用或滥用大学p卡将导致暂停或撤销 卡片的. 不当使用或误用可能导致退还给学院和纪律处分 对持卡人采取的行动，包括终止雇佣关系和刑事诉讼 行动.

1. 授权用户

   只有大学员工可以被指定为授权的p卡签名者. 如果指定 p卡上有个人姓名，不得转借给他人使用.

2. 授权使用/限制商品
   某些类别的产品和服务是不允许的，也不能购买 未经会计预算主任批准，擅自携带p卡. 司空见惯的事 限制的例子包括:
   1. 现金进步;
   2. 受管制的物质，包括酒精、麻醉品、毒品和酒精;
   3. 个人礼品(包括但不限于鲜花、水果、卡片);
   4. 枪支、武器或炸药;
   5. 任何种类的保险;
   6. 租赁设备或场地;
   7. 个人费用，包括个人旅行相关费用;
   8. 电话和电话服务;
   9. 临时服务及/或临时雇员;
   10. 车辆;
   11. vending equipment and supplies; and
   12. 个人车辆汽油.
3. 限制使用

   某些类别的产品和服务只能用p卡购买 主管的事先批准，包括:

   1. 生物化合物、注射剂、细菌、培养物或化学品;
   2. 受管制的物质，包括酒精、麻醉品、毒品和酒精;
   3. hazardous materials; and
   4. 放射性物质.
4. P-Card使用
   1. M&费用:p -卡可用于低于阈值的材料和服务 需要定期的采购订单. 持卡人必须遵守所有的行政管理 关于采购和采购实践的规则.  要求支出阈值 并经主管在初始申请表上批准为单笔交易限额 总信用额度.  单笔交易限额和总信用限额确定 每次购买的金额和每个日历月允许的总金额 要用卡结账.   购买不得拆分以绕过这些限制. 所有的采购都要遵循博天堂官方的采购指南，而卡则不是 用于修改或支付采购订单或一揽子采购的任何常规发票 订单.
   2. 差旅费用:p -卡可用于差旅相关的业务费用和文件 事件和/或旅行的目的. 持卡人禁止刷卡 在p卡上的费用，同时收取每天的费用支付 同样的收费.
5. P-Card限制

   卡提供商可能会指定一个低于博天堂官方的p卡限额 限制，取决于卡的类型. 会计预算主管得指派 和/或修改信用卡限额.

6. P-Card形式

   每位准持卡人必须填写购卡申请表 可在博天堂官方网站的“商务办公室表格”下找到.

7. 付款流程

   这一过程将包括以下内容:

   1. 持卡人填写购卡申请表，获得授权 他们的主管，并将表格发送给会计和预算主任. 一次 批准后，表格将转发给采购部门进行处理.
   2. 采购要求为持卡人生成P-Card. 卡片送达 到营业厅，然后分发给持卡人. P- Card管理员 是否会培训持卡人正确使用信用卡，持卡人是否会培训 用标志表明他们受过训练. 持卡人须在支票背面签名 卡，并可能开始在必要时购物.
   3. 在每个月的第一天，持卡人或代理人(可以处理信用卡的人)必须向银行申请 持卡人声明(持卡人不在时)将登录作品网站; 分配适当的FOAPAL，并在事务上签字.  持卡人将 将所有需要的文件和收据整理成电子格式 通过Laserfiche提交给审批人进行审查.  如正本收据遗失，则须办理 持卡人必须提交一份遗失文件收据的替代备忘录 每月提交. 
   4. 审批人登录工程网站，审查交易，以确保适当 对学校资源的使用进行描述和记录，并在交易上签字.   审批人还将批准通过Laserfiche提交的相关文件 持卡人.  部门的最终批准必须在规定的期限内完成 每月由商务办公室进行沟通. 
   5. 应付帐款将核实适当的文件已完成并输入 付款信息从作品到横幅.
   6. 持卡人有责任追究和纠正与“ 每月帐单总额及收据总额. 如果争议没有解决，请联系 P-Card协调员获取必要的争议信息. 争端必须 在原交易后60天内以书面形式提交. 持卡人必须报销 允许成本和收费之间的任何差异(例如.g.、过高的餐费). 所有 在信用卡销售上处理的退货必须作为信用处理 账户.
   7. 如果持卡人和审批人在一个月内的任何时候决定 月或交易限额对持卡人来说是不够的 审批人将发送电子邮件给P-Card管理员和会计与预算主管 请求增加限额.  请求应包括购买的性质，何时 订单将被放置，每个项目或商家的消费金额，总支出， 并可能需要报价文件或满足其他采购门槛要求.  
8. 大学公务旅行时使用p卡

   持卡人不得使用“p卡”用餐及其他杂费 在学校出差期间，他们是否按规定领取每日津贴 在AR 5115-01.

9. 财政年度

   一个会计年度内发生的所有信用卡支出将从上述账户支付 财政年度预算.

10. 额外费用

    持卡人将全权负责立即报告任何丢失或被盗 P -卡. 因卡丢失或被盗而产生的所有费用或费用将由本公司负责 向负责单位收费.

    1. 如卡遗失或被盗，应立即致电及报告:
       1. 美国银行 (888) 449-2273.
       2. 采购部的博天堂官方 P-Card管理员，电话:(541)917- 4332或purchasing@sushipizza.net.
       3. 如果从博天堂官方设施被盗，也拨打校园保安电话(541)917-4440.

    2. 与获得信用卡相关的费用和服务费(如果有的话)应由贵方支付 费用由申请该卡的主管部门/部门承担.

采用日期:1993年8月10日
DATE(S) OF REVISION(S): 08/23/94; 08/08/95; 07/01/97; 06/14/05; 07/06/10, 2/18/16; 10/31/16; 11/5/2020
上次审核日期:2016年10月31日