管理规则编号:ar5035 -10

相关政策编号:5035

标题:允许的业务相关费用

目的
确定可允许的业务相关费用

声明
博天堂官方有责任获得执行所需的材料和服务业务相关的工作. 下面是关于允许和不允许的指导方针杂项支出.

会费及会籍
专业组织/市民俱乐部/商会
1. 专业组织的个人和机构会员资格可以付费当这样的会员资格对学院和学校有直接的好处时与员工的工作相关.
2. 公民组织和商会的会员资格可以在下列情况下支付员工的大学职责要求这样的会员资格. 员工主管的批准是必需的.
在会议上提供的团体餐
1. 校内会议/校外会议/区外会议:
  如果员工被安排参加会议，餐费可能由学校支付学校的生意都是在这个聚会上进行的，聚餐是会议议程的一部分. 提供或者，付饭钱不应该是做大学生意的必经之路员工应该尽量减少这种情况的发生. 需要主管批准.
2. 托管专业伙伴
  学院认识到，审慎的判断和习惯往往会出现的情况实践表明，促进学院的利益将是最好的完成承担作为学校商务宴会主人的费用. 餐提供给非lbcc员工，目的是发展大学关系或为促进商誉而提供的餐食是可以报销的在有利于商务讨论的气氛中. 在适用的情况下，这顿饭应该由出席的最资深的学院员工支付并报告. 例程业务会议不被认为是允许的主办职能. 支出是否应该记录托管活动的独特性质. 主管批准要求.
3. 接待/表彰活动/员工发展活动
  如果活动与学校业务有关，餐费可能由学校支付. 常规的操作人员培训/会议不被认为是允许的发展活动. 支出应记录事件的独特性质. 主管需要批准.
4. 生日或纪念日/个人事件/退休
  这些活动的伙食不能用学校的资金购买. 然而, 退休人员和他/她的客人在退休晚宴上的一顿饭可以用现金支付大学基金.
5. 酒精
  不能用学校的资金买酒.
会议上提供的茶点
1. 商务相关的接待/商务相关的表彰活动/ 博天堂官方的客人/员工会议/退休:
  当一个活动代表一个独特的活动时，茶点可以用学校的资金支付或者与学校事务有关的特殊事件. 员工会议的茶点是否应限于不能合理协调的扩展培训/会议有正常的工作和休息安排.
2. 生日或纪念日/个人事件
  这些活动的茶点不能用学校的资金购买.
3. 酒精
  不能用学校的资金买酒.
杂项
1. 赞赏、哀悼或认可的物品
  学院可能支付的物品表示感谢，慰问，或表彰，如果活动/事件要被认可，本质上是非凡的，并且与大学业务有关. 一个发起者需要签字和主管批准签字. 此类采购应是: 不经常购买的物品应当是面值.
2. 订阅,期刊
  雇员在工作中所必需的订阅和日志 job qualify for use of 大学基金; those that directly relate, or are beneficial 经主管批准，可从学校经费中报销员工的工作费用. 院系应确定在学院范围内，机构订阅是否存在图书馆或其他中央办事处，才会招致部门收费.
3. 商务相关个人手机的使用
  员工可以报销出现在员工电话上的与业务有关的电话个人手机发票. 为了得到报销，一项特定于业务的费用 Call必须出现在发票上，员工不能每月领取津贴个人手提电话的商业用途(见行政法规5045-03). 细胞电话费应每月在报销单上提交，并附上一份业务相关电话发票. 任何报销请求必须包括员工和主管签字. 学院不会做的直接支付给供应商的员工购买手机，计划，或分钟用.
4. 其他物品
  支持教学或操作功能所需的杂项可以用适当的文件报销吗. 需要主管批准.
不允许费用
1. 不合理的项目
  学院希望博天堂官方的员工在发生与大学相关的支出时谨慎. 不遵守既定程序可能会导致个人责任员工.
2. 个人物品
  个人用品，包括阿司匹林、节日装饰品、咖啡、和其他个人茶点，是不允许的大学费用. 这是不合适的任何博天堂官方员工使用学院采购流程(采购卡，任何非公务采购的采购订单，发票凭证. 制裁违规行为可能会受到口头或书面警告或训斥、停学等处分在规定的时间内有或没有工资，或终止雇佣关系.
批准
与学院有关的开支，只有得到适当的批准才会支付. 报销要求由员工和主管或指定人员共同提出批准.

批准费用的人有责任确保报销:
1. 遵守学校政策;
2. 有足够的文件证明有关开支;
3. are valid and reasonable; and
4. 反映与完成大学兴趣相一致的最低费用水平.
文档
报销与大学有关的开支时，需要提供详细的收据. 已注销支票和信用卡收据的复印件可以接受，并附有详细说明清单上.

采用日期:1993年8月10日
DATE(S) OF REVISION(S): 04/17/01; 02/03/09; 05/02/11; 10/31/16; 11/5/2020
上次审核日期:2016年10月31日