管理规章编号:5020-02

相关政策系列编号:5020

题目:现金及现金等价物处理程序

目的
为校园部门和任何现金处理员工提供指导 收集、保管并将款项报业务办公室备案 ，并概述具体的现金处理程序. 提供及时的存款 改善对资金的控制，减少因失误而造成损失的风险; 粗心大意或偷窃.

声明
现金处理一般政策

  1. 人/影响的地区

    所有校园部门和任何接受现金和现金等价物支付的员工 会受到影响.

  2. 政策
    1. 所有收到的款项将在接受或通过邮件收到时以收据确认 并转发给商务办公室(直接存入的中心除外) 银行)在一个工作日内处理，如果批准，则需要更长的时间 由商务办公室，使用CR05收据表格，以表明资金的用途 是存.
    2. 现金或现金等价物永远不会无人看管. 这适用于收银机， 桌面，现金抽屉. 如果员工离开自己的工作岗位 因此，无论多么短暂，现金都必须妥善保管在一个锁着的地方 的地方.
    3. 未经授权的人员不得进入有现金或现金等价物的区域 处理.
    4. 大额现金或现金等价物将在人们看不到的地方清点和处理 公众人士.
    5. 个人将在任何时候保持最低限度的现金资金. 过剩的资金 存放在上锁的设备中或存放在商务办公室.
    6. 收到的现金不得用于找零、零用现金等用途. 支出 或者不能从现金收入中退款.
    7. 对于隔夜储存和其他现金不用的时期，它会 保存在安全装置中，安全或上锁的容器.
    8. 在任何情况下，个人都不能将大学的现金存放在自己的个人账户中 基金，将大学基金存入个人银行账户，或拿大学基金去 妥善保管的家.

接受金钱和付款

  1. 货币支付

    所有收到的现金都将立即按顺序收取 预先编号的现金收据或通过现金出纳机. 货币将被计算在内 出示付款人的在场. 收据的复印件将会寄来 给不请自来的顾客. 不接受外币.

  2. 检查付款

    所有类型的亲自或通过邮件收到的支票将被限制性地背书 立即. 无预约顾客将收到预先编号的纸本或现金收银机 收据. 所有开给博天堂官方的支票必须存入博天堂官方.

    每张支票或汇款单必须按照下列规定进行完整性审查:

    1. 核实支票上是否包含帐户持有人的姓名、地址和电话号码. 最好是白天的电话号码.
    2. 验证支票上是否有银行名称，以及路由号码是否为客户的 银行帐号和支票号码编码在支票的底边.
    3. 验证学生或驾驶执照的ID.
    4. 注意日期. 不接受邮寄日期的支票(注明未来日期的支票); 或者同意为将来的存款保留支票.
    5. 核实用数字书写的金额是否与用文字书写的金额相符. 如果不同 并且支票是亲自出示的，要求支票的开票人做出数字 言语一致. 如果不同，并且支票是通过邮件收到的，请注明 在现金收据上注明，以便营业处妥善处理. In 一般来说，银行会承兑书面金额而不是数字金额.

接受支票的条件

支票有几种不同的种类. 它们都将作为支票处理.

  1. 银行本票
    A check purchased at a 银行 for any amount; the 银行 completes all information on 支票的正面有银行职员作为出票人签名.
  2. 保付支票
    由帐户持有人书写，然后盖章和签名的个人支票 由银行职员写在支票正面.
  3. 汇款单
    在银行、邮局或其他商业机构为任何人购买的物品 最高可达1,000美元.00. 银行只完成金额信息.
  4. 旅行支票
    A special check supplied by 银行s or other companies for the use of travelers; these 支票上已经有买方的签名，必须副签并注明日期 当着出纳员的面.
  5. 个人支票
    A written order payable on demand, drawn on a 银行 by a depositor; a personal check 是针对个人的支票账户而不是银行本票， 担保支票、汇票或旅行支票，所有这些都是凭据 银行资金.
  6. 起动器检查
    一个人在开户时从银行收到的非个性化的编码支票 支票帐户. 这些是供该人在收到编码支票之前使用的 从银行. 但是，只有当银行对路由进行编码时，它们才会被接受 号码和支票底部的账号. 验证演示者 在支票的正面写上姓名、地址和电话号码了吗.
  7. 外国检查
    由外国银行开出的支票，即使支票金额以“美元”书写。 按照它，不能以美元支付.S. 货币，除非在正面注明 支票可通过美国银行支付.S. 银行. 如果接受外国支票，请注明 在现金收据上注明，以便出纳处妥善处理 外币和支票).
  8. 室美元

    林县商会向从事志愿工作的个人发放商会美元. 这些被视为支票，立即背书，并包括在定期存款中 作为个人支票.

外币 & 检查

只有你.S. 接受货币(硬币和纸币). 从外国银行开出的支票 外币发行的汇票需要由营业处特别处理. 集合 这样的支票可以在几天或几周内收到. 这是部门的初始存款 基金将反映在支票上的金额，即使它是在外国货币. 任何汇率差异将由存款部门扣除 存款(借记到原始现金收据上列出的收入账户).

使存款

  1. 带存款现金

    寄送货币及硬币至办事处存放指引:

    1. 票据将按面额分类，如果面额足够多， 剪断的:按以下数量剪断或捆扎的:
      1. 1 = 25或25美元
      2. 5 = 20或100美元
      3. 10 = 20或200美元
      4. 20元= 25元或500元
      5. 50 = 20或1000美元
      6. 100 = 10或1000美元

    2. 硬币可以卷起来，每一卷上都有标识.

  2. 信用卡批次存款
    当批量结算传输时，信用卡支付完成. 所有信贷 信用卡付款必须每天结算并提交存款. 解决 报告必须附有一份完整的现金收入记录. 结算报告如下 根据信用卡读卡器或用于处理的机器的不同名称) 是否为特定日期或日期范围的交易摘要并列出总额 交易次数和总金额. 大多数结算报告将进行小计 根据使用的信用卡类型以及收费与信用/退款. 所有信用卡 信息需要妥善保护.

  3. 直接存入银行分行
    有一些部门已经批准直接存入指定的 银行. 这些部门使用预先编码的存款单. 存款单的复印件 (黄色或粉红色或实际副本)连同已填妥的现金收据一并寄出 记录到出纳处处理并进入Banner.

    填写银行存款指引:

    1. Date the deposit slip; fill in appropriate 的地方s on slip.
    2. 请注意存款单上的部门.
    3. 在提供的区域分别列出硬币和货币.
    4. 列出检查，包括添加机器磁带.
    5. 将支票前的现金按面额排序.
    6. 如果可能的话，在所有支票上签名.
    7. 包括带支票的旅行支票.

会计在cr05表格上

  1. 款项作为收入

    款项可存入:

    1. 通过使用适当的FOAPAL代码建立营运基金. 将选择帐户代码 从0xxxxx系列.
    2. 总账基金. 总账账户代码将从Axxxx中选择 (资产)或Bxxxx(负债)系列.

  2. 金钱可以减少开支

    可作为减少费用而存入的现金收入是非常有限的. 供应商 退款可能是多付，退回预付款，退回缺陷的结果 商品、提前付款信用等.

    存款产生贷记到以2xxxx到7xxxx开头的账户代码 威尔:

    1. 将记入原始购买的FOAPAL代码中.
    2. 显示原始付款或应付账款的发票号码和/或支票号码 批准退款、回扣或多付款.
    3. 在描述中包括原因(退款，多付).
  3. 返回物品

资金不足(NSF)支票是从银行退回给企业的支票 办公室因个人账户资金不足而无法支付该项目. 业务 办公室将资金不足记录为部门可用存款，并编制日记账 将处理分录以反转付款(借记至部门收入帐户). 如果支票是在校内办理的，院系基金可能会被收取NSF费用 在很长一段时间内.

采用日期:1993年6月29日
DATE(S) OF REVISION(S): 11/01/12; 10/31/16
DATE OF LAST REVIEW: 10/31/16; 10/21/2020